Cambiar de app de facturación en Shopify: guía de Verifactu

Respuesta rápida

Antes de cambiar de app de facturación en Shopify, exporta tu documentación y decide qué herramienta se encargará de cada operación pendiente. Instalar la nueva app no demuestra que haya importado el histórico, y desinstalar la anterior no demuestra que todas sus facturas estén resueltas.

El objetivo es evitar que una misma venta se facture desde dos sistemas o quede sin atender. Esta guía propone un checklist operativo para acordar con tus proveedores y asesoría; no garantiza una migración automática ni sustituye la revisión fiscal de tu caso.

1. Haz inventario antes de desinstalar

Anota qué herramienta crea la factura, cuál envía el PDF al cliente y cuál remite el registro a la AEAT. Incluye las automatizaciones externas: por ejemplo, un flujo de Shopify Flow o una conexión con tu ERP. No presupongas que todo depende de una sola app.

Shopify recomienda exportar los datos antes de desinstalar una aplicación: algunos pueden resultar irrecuperables y reinstalarla puede no restaurar su configuración anterior. Consulta su guía de desinstalación de apps.

Pide al proveedor una exportación que permita relacionar pedidos, facturas y devoluciones. Como checklist propio, comprueba que puedes localizar:

• La factura completa, con número, serie y fecha.
• El pedido de Shopify al que corresponde.
• Las rectificativas y su factura original.
• Las operaciones pendientes y su último estado conocido.
• Las respuestas de remisión disponibles y las incidencias sin resolver.

No basta con guardar un listado de importes. Abre una muestra de documentos exportados y comprueba que se leen y pueden buscarse sin depender de la app que vas a retirar.

2. Define quién se ocupa de cada operación

La fecha de instalación es una referencia, pero no resuelve todos los casos. Un pedido puede crearse antes del cambio, cobrarse después y devolverse una semana más tarde.

Utiliza una tabla como esta para acordar el reparto. Las decisiones de la última columna son propuestas de revisión, no reglas automáticas de Shopify.

Situación al cambiar	Qué comprobar	Decisión que debes dejar escrita
Pedido con factura emitida	Número de factura y estado de remisión	Conservar la referencia y excluir una nueva emisión de esa venta
Pedido creado, aún sin factura	Estado del pago y regla de expedición	Qué sistema lo procesará cuando corresponda
Envío con resultado incierto	Registro original y respuesta disponible	Quién investiga la incidencia antes de reintentar
Devolución posterior al cambio	Factura original y rectificaciones previas	Qué herramienta tramitará la corrección y con qué datos

Por ejemplo, si el pedido «#2081» se crea el lunes y se cobra el martes, instalar la nueva app el martes no determina por sí solo quién debe facturarlo. Comprueba primero si la anterior ya lo procesó y cuál era la regla de emisión acordada.

Para resolver una incidencia concreta, utiliza la guía de pedido pagado sin factura. Aquí estamos preparando el cambio de sistema, no intentando recuperar un pedido aislado.

3. Pregunta qué significa «importar el histórico»

Pregunta expresamente si la importación solo permite consultar documentos o si también puede generar facturas, enviar correos o remitir registros. Son resultados muy diferentes.

En sus aclaraciones para desarrolladores, apartado 10, la AEAT distingue el sistema emisor del sistema de gestión que reúne facturas de otras procedencias. Para el supuesto descrito de facturas ya emitidas y remitidas por otro SIF, indica que no deben reenviarse. No es un manual universal para migrar entre apps: confirma cómo se aplica a tu caso.

También debes comprobar la antigüedad de los pedidos accesibles. La API de pedidos de Shopify da acceso por defecto a los últimos 60 días; el acceso anterior requiere permisos adicionales. Esa ventana no es un plazo fiscal de conservación ni garantiza que una app importe todos esos pedidos.

4. Evita dos emisores para la misma venta

Documenta fecha, hora, zona horaria y criterio de reparto del cambio. La recomendación es que cada operación tenga un responsable claro, aunque ambos sistemas sigan accesibles para consulta.

Shopify documenta que los avisos automáticos o webhooks pueden repetirse, llegar fuera de orden o perderse, y recomienda controles de duplicados y reconciliación. Eso no significa que dos apps compartan esos controles. Véase la documentación oficial de webhooks.

Pregunta a ambos proveedores cómo excluir las ventas ya facturadas y tratar los pendientes. Una serie distinta puede ayudar a identificar documentos, pero no demuestra que una venta no se haya facturado dos veces. Acuerda las series y la numeración antes del cambio; no reinicies números por tu cuenta.

5. Ensaya y revisa antes de dar el cambio por cerrado

Prepara casos de pedido pendiente, venta ya facturada, reembolso parcial y envío incierto. Haz el ensayo en un entorno de pruebas separado, confirmado por el proveedor, sin crear facturas ficticias en producción.

El apartado 11 de las aclaraciones de la AEAT advierte de las consecuencias de expedir facturas llamadas «de prueba» desde un SIF operativo. No uses «crear y borrar» como prueba de migración real.

Después del cambio, revisa una muestra de operaciones y todos los pendientes identificados. Comprueba su correspondencia con las facturas y las rectificativas. Cierra la transición cuando estén resueltas la documentación, las incidencias y la continuidad de acceso, no solo cuando aparezca «conectado».

Preguntas frecuentes

¿Puedo instalar la nueva app antes de quitar la antigua?

Puede formar parte de la preparación, pero confirma que no activa una segunda emisión sobre las mismas operaciones. Distingue acceso para configurar o consultar de automatización fiscal activa.

¿Guardar los registros en la AEAT sustituye guardar las facturas?

No. La AEAT explica en el apartado 13 de sus aclaraciones que los registros no contienen todo el detalle de las facturas, como sus líneas. Conserva también los documentos completos y confirma cómo seguir accediendo a ellos.

¿VeriFactu Fácil migra automáticamente mi app anterior?

No damos esa capacidad por confirmada. Consulta la integración de Shopify y cuéntanos qué app utilizas, cuántos pedidos tienes y qué pendientes necesitas resolver. Revisar el encaje no implica disponibilidad pública ni aprobación de la app por Shopify.